Le pratiche che aspettano qualcuno, tenute sotto controllo.

Il danneggiato, il veicolo, la compagnia, il perito e il liquidatore col suo telefono e la sua mail. Numero sinistro e date, tipologia, descrizione del danno, cessione del credito. Poi i numeri che contano davvero per te: valore commerciale, stima del danno, scarico della perizia, importo liquidato e data di liquidazione. E tre campi che in un gestionale d'officina non esistono:

• Luogo della perizia — dove si va a vedere il mezzo;
• Canalizzazione — da dove è arrivata questa pratica, che è l'unico modo per sapere quale canale ti porta lavoro che rende;
• Gestore esterno — quando la pratica la segue qualcun altro, con il nome scritto, non nascosto in una tipologia.

Le tipologie

Le ultime tre sono soltanto tue: FISICO per le lesioni alla persona, MULTIPLO quando i danneggiati sono più d'uno, GESTIONE ESTERNA per quello che segue un altro.

Ogni modifica lascia traccia: chi ha cambiato cosa e quando. Serve il giorno che un importo non torna, e serve ancora di più quando in studio siete in tre.

Nove stati, non ventidue, e raccolti in due gruppi soli — perché nel tuo lavoro le situazioni sono due: o stai aspettando qualcuno, o hai chiuso.

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   Arriva l'incarico. La pratica nasce già nel primo stato di attesa: manca il perito.

   ATTESA NOMINA PERITO

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   Perito nominato. Si concorda il luogo, si aspetta che vada a vedere.

   ATTESA PERIZIA

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   La perizia va scaricata, e l'importo si confronta con la stima. È il punto in cui si capisce se la pratica è buona.

   ATTESA SCARICO PERIZIA ATTESA DEFINIZIONE

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   Si tratta. Il liquidatore ha nome, telefono e mail sulla scheda: non si va a cercarli in una mail di due mesi fa.

   TRATTATIVA LIQUIDATORE

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   Definita, e poi pagata. Restano scritti l'importo liquidato, la data, e quello che spetta allo studio.

   ATTESA LIQUIDAZIONE LIQUIDATA CHIUSA

C'è anche CLIENTE RINUNCIA, perché una pratica che si ferma per volontà dell'assistito non è una pratica persa da nascondere: è un dato, e va nei conti come gli altri.

Per questo l'elenco delle pratiche aperte si ordina per anzianità, e la dashboard della mattina apre su quello che è in sospeso: pratiche aperte, attesa perizia, in trattativa, attesa liquidazione.

• i periti sono un'anagrafica vera, con lo storico di cosa hanno seguito — e nei KPI c'è il riquadro che li mette a confronto;
• le attività hanno scadenza e nome: «risollecitare il liquidatore giovedì» smette di essere una cosa che ti ricordi tu;
• su Telegram arrivano i promemoria delle proprie attività, la mattina e dopo pranzo — e chi non ha niente in sospeso riceve un «tutto ok»;
• la ricerca globale parte da targa, nome o numero di pratica.

È la parte scritta per lo studio e per nessun altro. Sulla pratica ci sono gli onorari richiesti e quelli liquidati; sulla dashboard ci sono il totale richiesto, il totale incassato e — quello che si guarda per primo — quelli ancora da incassare.

Nei numeri di andamento trovi resa degli onorari (quanto di quello che chiedi viene poi pagato), onorario medio, giorni medi di liquidazione e risarcimento medio. Nella pagina KPI ci sono due riquadri che esistono solo nel profilo studio:

E vale la stessa regola della carrozzeria: i riquadri con dentro i soldi li vede solo chi decidi tu. Per gli altri spariscono, e gli importi non arrivano nemmeno alla pagina.

Constatazione amichevole, denuncia, perizia, referti, preventivi, corrispondenza: stanno sulla pratica, non in una cartella sul computer di una persona sola. Si caricano PDF, Word, Excel, immagini e zip; le foto si scattano dalla fotocamera dentro la pagina, e quando la compagnia chiede tutto si scarica il fascicolo in un file solo.

La casella di posta dello studio entra dentro Dossiero: le mail si leggono, si scrivono e si attaccano alla pratica giusta, e i loro allegati entrano nei documenti con un clic. Ognuno firma le proprie mail anche se la casella è una. Quando qualcuno chiede «che fine ha fatto quella pratica», la risposta non dipende più da chi ha ricevuto quella mail.

Nel pacchetto Premium c'è Pepper: si scrive una domanda in italiano e risponde sui tuoi dati.

• «Quante pratiche sono in attesa di perizia da più di venti giorni?»
• «Quali devo sollecitare?» — e conta i giorni nello stato di adesso, non l'età della pratica: sono due cose diverse.
• La storia di una pratica in un elenco solo, prima di una telefonata: modifiche, stati, note, attività, documenti e mail.
• La ricerca dentro quello che avete scritto voi — note, danno, attività, mail — per quando ti ricordi la frase e non il nome.

L'assistente legge e basta, e vede solo quello che vede chi lo sta usando: i permessi valgono anche per lui.

Va detto prima, non a metà trattativa.

Ogni studio ha il suo ambiente: un indirizzo suo, il suo nome e il suo logo, i suoi utenti, e un database separato da quello di chiunque altro. I dati di uno studio non stanno nella stessa tabella di quelli di un altro.

• Si sceglie il pacchetto e si accendono i moduli — si può cambiare dopo.
• Gli utenti si creano con una password temporanea, che ognuno cambia al primo accesso; i permessi si danno persona per persona.
• Si installa sul telefono come un'app, con l'icona che porta il nome dello studio, e si aggiorna da sola quando esce una versione nuova.
• I dati sono vostri: esportazione completa e cancellazione su richiesta, come chiede il GDPR.